NyhederArrangementerKundecasesOm osMedarbejdereKontakt

HR Værktøjer

Find her en række relevante HR værktøjer

FUNKTIONSBESKRIVELSE

En funktionsbeskrivelse er især god, når du ansætter ledere eller medarbejdere med et eller flere ansvarsområder. Den er et godt værktøj både forud for ansættelsen og efter.

Overblik og klarhed

En funktionsbeskrivelse er en god måde at synliggøre fordelingen af ansvar og kompetencer i virksomheden. Når du skal ansætte, kan du drøfte funktionsbeskrivelsen med den evt. kommende medarbejder og dermed skabe klarhed over rammerne for jobbet. Funktionsbeskrivelsen fortæller noget om formål, ansvarsområder, hovedarbejdsopgaver, beføjelser og snitflader og er et godt fundament for at sikre, at opgaven er forstået.

Et godt værktøj

For medarbejderen kan funktionsbeskrivelsen skabe overblik over ansvar, rolle, funktion, og hvad arbejdsgiveren forventer af samarbejdet.

Funktionsbeskrivelsen er også et godt værktøj for dig som leder. Den tydeliggør, hvilke opgaver medarbejderen skal løse og kan danne grundlag for opfølgning, hvor I taler om status på ansættelsen.

Det betaler sig

Den tid, du bruger på at lave en funktionsbeskrivelse, er givet godt ud. Du kan bruge funktionsbeskrivelsen igen og igen – måske med små ændringer, når en ny person skal udfylde jobbet og har specielle/andre kompetencer end forgængeren.

ANSÆTTELSESKONTRAKT

Når du har fundet en ny medarbejder, er det vigtigt, at du får lavet en ansættelseskontrakt.

Vi henviser altid til vores juridiske afdeling, som er eksperter i at udfærdige korrekte kontrakter  og alle de forhold, der er forbundet hermed.

Indarbejd din personalehåndbog

Du kan med fordel lade din Personalehåndbog indgå i kontrakten med en henvisning til den.

Kontrakten fastlægger rent formelle forhold omkring ansættelsen, mens Personalehåndbogen giver anvisninger til og retningslinjer for en masse praktiske forhold i forbindelse med det daglige arbejde. Det er vigtigt at gennemgå betingelserne for det daglige arbejde med potentielle nye medarbejdere. Det giver lejlighed til at vise, at du har styr på tingene og ved, hvordan du vil have det i din virksomhed – med andre ord – det understøtter din lederautoritet.

Et godt værktøj

Det betaler sig

ARBEJDSPLANER

Når du laver arbejdsplaner, kan du med fordel tænke i roller frem for personer. Se på arbejdsopgaverne i de forskellige afdelinger af din virksomhed og beskriv, hvilke opgaver person 1, person 2 osv. udfører.

Genbrug arbejdsplanerne

Igen er det én gang, du skal lave arbejdet. Efterfølgende kan du ved medarbejderudskiftning tage arbejdsplanen for f.eks. person 1 frem og har dermed arbejdsplanen for den nye medarbejder.

Tilbage for dig at gøre er at sørge for, at den nye medarbejder får hjælp til at finde ud af arbejdsopgaverne og den fornødne instruktion.

Tæt opfølgning

Arbejdsplanerne kan danne grundlag for, at du som leder kan følge en ny medarbejder tæt og skride hurtigt ind, hvis det er nødvendigt. Der er med en arbejdsplan basis for, at lederen i starten har daglige opfølgningssnakke med den nye medarbejder. F.eks. kan dagen deles op i intervaller efter pauser. Hvad skal den nye medarbejder nå inden formiddagskaffen, inden frokost osv.

Det kan være med til at bryde den for nogle store klump af arbejdsopgaver op i mindre og lettere spiselige bidder.

Personalehåndbog

En personalehåndbog er et hæfte, en mappe eller en side på en virksomheds hjemmeside, hvor en række nyttige informationer om forhold på virksomheden er samlet.

SENIOR DEVELOPER

Et praktisk ledelsesværktøj

En personalehåndbog er et informationskatalog over de retningslinjer, der er gældende for virksomheden. Den formidler ledelsens overordnede holdning til, hvordan man som ansat forholder sig til konkrete processer, administrative procedurer og andre vigtige oplysninger i et arbejdsforhold.

Der er ikke noget lovkrav om at have en personalehåndbog, men den er god og praktisk at have som ledelsesværktøj.

UX DESIGNER

Inddrag personalehåndbogen ved ansættelser

Du kan allerede ved ansættelsessamtalerne og senere i kontrakten henvise til personalehåndbogen som en oversigt over, hvordan medarbejderne skal forholde sig til forskellige ting som f.eks. sygdom og ferie. 

Det er også et opslagsværk, som giver en masse praktiske oplysninger og svar på almindelige spørgsmål om f.eks. rygepolitik eller brug af mobiltelefoner.

Behov for nye afsnit i håndbogen

SMM GURU

Virksomheder oplever ofte, at der skal nye punkter med i Personalehåndbogen. Det sker tit på baggrund af en situation, som ikke allerede er beskrevet. Det kunne f.eks. være, at I ikke har taget højde for, at en medarbejder skal på kursus et stykke væk fra virksomheden. Hvordan afregnes det i tid, når der både er en fuld kursusdag og køretid? Og efter hvilken sats afregnes de kørte km?

PROJECT MANAGER

Opslagsværk

Personalehåndbogen et opslagsværk, som giver medarbejderen en forståelse for holdning og god adfærd på arbejdspladsen. 

Den understøtter en struktureret og ensartet behandling af medarbejderne.

Lav jeres egen personalehåndbog

PROJECT MANAGER

Alle virksomheder er forskellige – en kopi af en anden virksomheds personalehåndbog bliver aldrig personlig, ligesom den sikkert heller ikke er dækkende for, hvordan I gør i din virksomhed.

Derfor er det vigtigt, at I laver jeres egen udgave.

Det kræver, at I én gang for alle bruger tid på at få slået stregerne, og i ledelsen drøfter, hvad I vil have med i jeres Personalehåndbog. 

Når først I har lavet jeres Personalehåndbog, har I en basis, som I kan fylde afsnit ind i efter behov.

SMM GURU

Personalehåndbogen gør ledelsesopgaven lettere

Du har med din Personalehåndbog et stykke unikt ledelsesværktøj lige ved hånden. Gennemgå den og drøft med din nye medarbejder, hvordan du vil, at man som medarbejder forholder sig til f.eks. sygdom, ferie, overarbejde osv. i virksomheden.

Brug Personalehåndbogen i din ledelse. Følg op på, at principperne i Personalehåndbogen efterleves i praksis.

Og efterleves de ikke, har du som leder en god anledning til at minde den nyansatte om dengang, I sammen gennemgik Personalehåndbogen og repetere det eller de punkter, som den ansatte tilsyneladende har glemt. Følg herefter op på, at den ansatte har forstået den beskrevne fremgangsmåde og tag endnu en samtale om nødvendigt.

PROJECT MANAGER

Reklame for din virksomhed

En Personalehåndbog er god reklame for din virksomhed. Den viser, at du har tænkt over tingene og har en holdning til, hvordan du vil have det i din virksomhed.

Udover den praktiske brug i forbindelse med ansættelser og opfølgning på god adfærd kan du med fordel lade Personalehåndbogen indgå i din virksomhedsbeskrivelse og virksomhedspræsentation. Personalehåndbogen fortæller andre, at du som virksomhedsindehaver har taget aktiv stilling til, hvordan arbejdsforholdene skal være hos dig. Personalehåndbogen understøtter det indtryk andre får af dig og din virksomhed.

Og kontakt os, hvis du har brug for inspiration eller hjælp til at udarbejde en Personalehåndbog skræddersyet til din virksomhed.

Effektive møder

Møde - HR Værktøjer

Møder

Betragt møder i virksomheden som den lim, der holder det hele sammen. 

Det er chancen for at inddrage medarbejderne, engagere dem og få dem til at tage ansvar for de daglige opgaver

Møder er spild af tid

JA, sådan opleves det nogle steder. Man kan sidde med en oplevelse af, at der bruges for meget tid på for lange og ustrukturerede møder. Der væves rundt og tales i øst og vest. Nogle siger meget, mens andre sidder stille uden at byde ind. Pludselig er tiden gået, og ingen ved rigtig, hvad konklusionen var, og hvis man ved det, har man ofte en følelse af, at mødet kunne være holdt på den halve tid.

Men sådan behøver det ikke være!
Ur og kop

Punkter til et møde

Lederen har et særligt ansvar

Som leder har du et særligt ansvar for, at jeres møder ikke er spild af tid. Her følger en række punkter, som du som leder med fordel kan have tænkt over og have taget stilling til inden mødet:

1. Hvorfor holder I mødet?

Hvad er formålet?

Er det f.eks. opfølgning på produktionen eller…

2. Hvem skal med til mødet?

Hvem er nødvendige ?

Har du nogle gange nogle med, som er med, fordi det var de sidst ?

Kunne nogle af deltagerne med fordel lave noget andet i stedet ?

3. Hvordan kan mødedeltagerne forberede sig?

Afhængig af mødets formål kan det være, at en eller flere deltagere skal

forberede og fremlægge noget – f.eks. produktionstal eller resultater.

Fortæl dem i forvejen, hvad du forventer, så de kan forberede sig

4. Hvordan skal dagsordenen se ud?

Vær effektiv og hold dig til det nødvendige.

Sørg på den anden side også for, at det nødvendige er med som punkter.

Punktet ”Evt.” er til korte beskeder – ikke lange drøftelser af problemer.

5. Hvordan skaber du de bedste rammer for mødet?

Sørg for, at I er uforstyrrede.

Hav en holdning til f.eks. mobiltelefoner og afbrydelser

6. Hvordan leder du mødet?

Du skal sørge for, at alle kommer til orde. Det betyder, at du sommetider må afbryde nogle og ”slå en klo” i andre for at få alle aspekter med.

7. Hvordan styrer du tiden?

Start til tiden

Træd i karakter undervejs og sving taktstokken, så tiden holdes.

Konkludér undervejs og saml op til evt. referat.

Fordel evt. opgaver

Slut til tiden – gerne 5 min. før
Du kender som leder dine medarbejdere og ved dermed også, ”hvor guldet ligger”. Det er din opgave at sørge for at det kommer frem som et vigtigt led i møderne.

Selv om du er mødeleder, betyder det ikke, at du skal sige noget hele tiden og have en mening om alt. Nogle gang kan det være en fordel at nøjes med at styre mødet og lade andre tale og konkludere. Sørg for, at alle medarbejdere spiller en aktiv rolle i møderne. Det virker langt mere motiverende og tilfredsstillende for alle.

“TING TAR’ DEN TID, TING FÅR”

MUS SAMTALER

Mange virksomheder afvikler medarbejderudviklingssamtaler (MUS) samtaler med medarbejderne.

Det kan give god mening af gøre det f.eks. en gang årligt, hvor der tages en generel snak om ansættelsesforholdet for at

- Afklare forventninger til hinanden
- Give hinanden en tilbagemelding på den forløbne periode
- Følge op på aftalte mål
- Drøfte den nuværende arbejdssituation
- Drøfte medarbejderens udvikling
- Drøfte samarbejdet med leder og kolleger

Målet kan være at gøre en slags status og udvikle medarbejderne, så de også fremadrettet bidrager positivt til arbejdet.

Skema til hjælp

Nogle har glæde af at have et skema til hjælp ved samtalerne. Et sådan skema indeholder typisk de spørgsmål, lederen ønsker at drøfte med medarbejderne og udleveres nogle dage i forvejen, så der er tid til forberedelse.

Sæt rammen

Det er vigtigt, at medarbejder og leder sidder uforstyrret sammen og har tid, når der afvikles MUS.

Find et uforstyrret sted at afholde mus, og gem mobiltelefonerne og andre forstyrrende elementer langt væk. Koncentrér jer om MUS og undlad at gå ind i drøftelser af de daglige opgaver.

Ikke en fribillet

At afholde MUS samtaler med medarbejderne er ikke en fribillet for dig som leder. Der er fortsat behov for daglig kontakt mellem leder og medarbejder. Den ene samtale om året er ikke tilstrækkeligt til at dække behovet for opmærksomhed. Alle på en arbejdsplads vil gerne ses og roses.

Som leder kan du med fordel læne dig lidt tilbage og lytte rigtigt godt efter det, der bliver sagt i en MUS samtale. Du kan fange mange signaler og få mange gode informationer, som kan gøre din ledelsesopgave lettere. Du kan få fif til, hvordan du som leder spiller den enkelte medarbejder god og får det bedste frem. Så lyt mere end du taler og bid mærke i både det sagte og det usagte. Der kan ligge guldkorn gemt her.

Erhvervsrådgivning

Vi giver dig 360° rådgivning. Du får det hele under det samme tag – og det er noget, vi ser som en stor styrke.
FÅ RÅDGIVNING NU
mail@fjordland.dk
inboxfile-emptyexitphone-handsetchevron-down linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram